MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
“PERENCANAAN PESAN – PESAN BISNIS”
Dosen
:Rini
Dwiastutiningsih
Mata
Kuliah Komunikasi Bisnis
Kelas: 4EA33
Disusun oleh:
Kelompok 4
1.
Afaf Nur Afifah (10214369)
2.
Dewi Widiawati (12214893)
3.
Firma Nurawalia (14214277)
4.
Lidya Kalinda (16214067)
5.
Muhammad Irvan Farizky (17214372)
6.
Raihan Hudaya (18214828)
7.
Radhitya Sena
Putra (18214718)
UNIVERSITAS GUNADARMA
BEKASI
2017
__________________________
KATA
PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah
SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang, Kami panjatkan puji syukur
Alhamdulillah atas kehadirat-Nya yang telah melimpahkan rahmat, Hidayah dan
Inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Komunikasi
Bisnis dengan tema “Perencanaan Pesan Pesan Bisnis”.
Makalah ini telah kami
susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga
dapat mempelancarkan pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak
Terima Kasih kepada semua pihak yang telah berkontrubusi dalam pembuatan
makalah ini.
Terlepas dari semua itu,
kami menyadari sepenuhnya bahwa makalah kami ini masih ada kekurangan baik dari
segi sususan kalimat ataupun tata bahasanya. Oleh karena itu kami dengan tangan
terbuka, kami menerima segala saran maupun kritik dari pembaca agar kami dapat
memperbaiki makalah ini.
Akhir kata kami berharap
semoga makalah Komunikasi Bisnis dengan tema “Perencanaan Pesan Pesan Bisnis”
dapat memberikan manfaat maupun inspirasi terhadap pembaca.
Bekasi, 11 November 2017
Penulis
_______________________________________
DAFTAR
ISI
COVER
MAKALAH
KATA
PENGANTAR…........................................................................................................................................1
DAFTAR
ISI………………………………………………………………………………………………………………..2
BAB
I PEMBAHASAN
Ø A. PROSES
PENYUSUNAN PESAN........…………………………………..…………..………………3
Ø B. PENENTUAN
TUJUAN……………………………………………………..…….........……...........…4
Ø C. ANALISIS PENERIMA
PESAN..…………………................……………..….…………….........…5
Ø D. PENENTUAN
IDE POKOK…….....………………………………………….………………….........6
Ø E. SELEKSI
SALURAN DAN MEDIA.........……....……………………………………………………8
BAB
II PENUTUP
Ø KESIMPULAN…………………………………………………….………………….....………….....…......10
DAFTAR
PUSTAKA………………………………………………………………….....………….....……….……...11
_______________________________________
BAB I
PEMBAHASAN
A. PROSES PENYUSUNAN PESAN
Menyusun
pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman
terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya
terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
1. Perencanaan
Pesan
Dalam
tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan
dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :
1.
Penentuan
tujuan
2.
Analisis
audiens
3.
Penentuan
ide pokok
4.
Pemilihan
saluran dan media
2. Penyusunan
Pesan
Setelah
tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis.
Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
1.
Mengorganisasikan
pesan
2.
Memformulasikan
pesan
3.
Revisi Pesan Pesan yang telah disusun
dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah
memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :
·
Menyunting
pesan
·
Menulis
ulang
·
Memproduksi
pesan
·
Mencetak
pesan
B. PENENTUAN TUJUAN BISNIS
Pesan
bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesanyang di
sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga danmeningkatkan citra
perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya
memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan
organisasi. Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1. Memberi
Informasi (informing)
Tujuan
pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan
2. Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan
kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa
yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering
dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan
orang lain dalam bisnis.
3. Melakukan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan
ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama
bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan
perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
CARA MENGUJI TUJUAN
1. Apakah Tujuan Tersebut
Realistis?
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa
ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
Seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
2. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam
menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.
3. Apakah Orang Yang
Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Ketidaktepatan
dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh
terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
4. Apakah Tujuannya Selaras
Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan
penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.
C. ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis
terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa
individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang
berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Analisis dengan cara:
1. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis
terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah dilakukan
tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas pesan
yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa diperkirakan.
2. Mengenali Penerima Primer
Apabila
penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang terpenting
yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
3. Menetapkan Jumlah Dan Komposisi Audiens
Jumlah
penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang ditujukan
hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang ditujukan kepada
banyak orang.
4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila
penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada umumnya mereka
dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama terhadap suatru pesan.
5. Memperkirakan reaki penerima
Cara
mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang diperkirakan akan
dilakukan oleh penerima.
6. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan
yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi kebutuhan
informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis. Ada lima
pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan
informasi audiens, yaitu :
a)
Temukan
apa yang ingin diketahui audiens
b)
Antisipasi
pertanyaan yang tidak diungkapkan
c)
Berikan
semua informasi yang diperlukan oleh audiens
d)
Pastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat
e)
Tekankan
gagasan yang paling menarik bagi audiens.
7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens
Pesan
yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal mengubah keyakinan
atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat bahwa pesan bisnis
disampaikan kepada audiens yang juga melakukan kegiatan bisnis. Untuk mencapai
tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis menggunakan pendekatan
emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun dengan format yang
menarik.
D. PENENTUAN IDE POKOK
Setiap
pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan pokok pembicaraan
(topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik tersebut. Namun perlu
diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda.
Topik merupakan subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan
pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut.Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
1. Brainstorming
Brainstorming
adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan membiarkan pikiran secara leluasa
untuk mencari berbagai kemungkinan ide pokok, mempertimbangkan tujuan,
audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat
digunakan:
1. Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
2. Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas
kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah
mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang
tidak penting.
3. Conclusions, Findings,
Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
4. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai
langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana,
dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi.
5. Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
2. Petunjuk
Atasan
Penentuan
ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak
terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara
ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat
didesentralisasikan.
3. Kebiasaan
Cara
yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila
perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan
suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk
yang situasinya sama atau relatif sama saja.
E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan
bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui
dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara
atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut sebagai berikut:
1. Saluran
Komunikasi Lisan
Komunikasi
lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi
itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka),
melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
2. Saluran
Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan
tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Macam- Macam Komunikasi
·
Komunikasi
Lisan :
1. Anda menginginkan umpan
balik segera dari audiens
2. Pesan anda relative
sederhana dan mudah di mengerti
3. Anda tidak memerlukan
catatan permanen
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah
atau ekonomis
5. Anda menginginkan interaksi
dalam memecahkan masalah.
¨
Media
pada saluran lisan :
1.
Percakapan
tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
2.
Telepon,
voice mail
3.
Radio,
televisi, Computer
4.
Pita
audio dan video
5.
Teleconference
6.
Video
conference
·
Komunikasi
Tertulis :
1.
Anda
tidak memerlukan unpan balik segera
2.
Pesan
anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
3.
Anda
memerlukan catatan permanen
4.
Anda
ingin mencapai audiens yang luas
5.
Anda
ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
¨
Media
pada saluran tertulis :
1. Surat, memo, laporan,
proposal
2. Elektronik mail / email
3. Telepon (sms)
4. Computer
5. Faks
6. Telegram
7. Pos biasa dan khusus
________________________________
BAB II
KESIMPULAN
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis
bagi pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah
satu faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana
dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini,
perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan
bisnis secara tertulis.
DAFTAR PUSTAKA
Drs.
Djoko Purwanto, M.B.A. (2011). Komunikasi bisnis.
_______________________________
FIRMA NURAWALIA
14214277
4EA33
